Naar de inhoud
sClouds

Bedrijfsprocessen in de praktijk.

Een klantenportaal, verbonden administratie of een volledig beheerplatform: deze projecten tonen hoe we gegevens, werkafspraken en systemen samenbrengen. Met aandacht voor de mensen die ermee werken en de uitzonderingen die bij hun werk horen.

Platformen

B2B-klantenportaal

Zakelijke bestellingen, verbonden met de administratie.

Voor een groothandel met vaste zakelijke klanten bouwen we een klantenportaal waarin die klanten hun gegevens beheren en bestellingen plaatsen. Een aparte beheeromgeving verbindt die bestellingen met de dagelijkse opvolging door het team.

Klantenportaal en beheeromgeving

  1. Klantgegevens en productkeuze
  2. Prijsberekening en bestelling
  3. Bevestiging en interne opvolging

De vraag

Zakelijke bestellingen bevatten meer dan een product en een aantal. Bedrijfsgegevens, factuur- en leveradressen, hoeveelheidsprijzen en afspraken over afhaling of levering moeten samenkomen. Klanten en medewerkers hebben daarbij elk een eigen overzicht nodig.

Onze oplossing

De frontend en backend verbinden registratie, catalogus, prijsberekening en bestellen via API’s. De bestelling wordt met haar orderregels opgeslagen en bevestigd per e-mail. Klanten raadplegen hun bestelgeschiedenis; medewerkers beheren klanten en volgen bestellingen en statussen op.

Van klantaccount tot orderopvolging

Gegevens op de juiste plaats

Een inschrijving in meerdere stappen verzamelt contact- en bedrijfsgegevens, een btw-nummer, factuur- en leveradressen en praktische informatie zoals openingsuren. Klanten kunnen hun profiel verder beheren.

Commerciële regels in het bestelproces

De catalogus ondersteunt productvarianten en filters. In de winkelmand komen aantallen, staffelprijzen en productkortingen samen in de prijsberekening.

Een eigen overzicht voor klanten en medewerkers

Klanten zien hun eigen bestellingen en details. Medewerkers gebruiken een afgeschermde beheeromgeving voor klanten, bestellingen en statussen zoals bevestigd, klaar voor levering of afgehandeld.

Wat dit betekent voor uw KMO

Zelfbediening die aansluit op uw werking

Een vergelijkbaar portaal kan een leverancier of groothandel helpen om bestellingen en klantgegevens gestructureerd te ontvangen. Leveringskeuzes, opmerkingen en prijsregels worden onderdeel van hetzelfde proces.

Een basis om gericht uit te breiden

De scheiding tussen frontend, backend en API’s maakt verdere uitbreiding mogelijk. Een koppeling met andere administratieve pakketten is een afzonderlijke keuze, op basis van de beschikbare toegang en de gewenste gegevensstroom.

In de toepassing

  • Zakelijke registratie en profielbeheer
  • Catalogus, varianten, winkelmand en verlanglijst
  • Staffelprijzen en productkortingen
  • Bestelgeschiedenis, bevestigingsmails en intern statusbeheer

De case omvat het klantenportaal en de bijbehorende backend en beheerfuncties. Aansluiting op voorraad, boekhouding of andere bedrijfspakketten hangt af van de gewenste verdere integratie.

Bespreek een vergelijkbaar project

AI-toepassingen

Orderverwerking

Van bestelling per e-mail naar een bruikbaar ordervoorstel.

Voor de binnendienst van een groothandel bouwen we een toepassing die bestelgegevens uit pdf’s leest, ze koppelt aan de juiste klant en artikelen en de verwerking in het bestaande ordersysteem voorbereidt.

Bestaande toepassing · doorontwikkeling

Voorbeeldinterface met fictieve gegevens

De vraag

Bestellingen komen per e-mail binnen als pdf, met verschillende artikelomschrijvingen, verpakkingen en indelingen. Die informatie moet worden gekoppeld aan de juiste klant, producten en aantallen.

Onze oplossing

AI leest de bestelgegevens uit de pdf. De software vergelijkt ze met actuele klant- en artikelgegevens en controleert de afgesproken bedrijfsregels. Voorstellen die aan de controles voldoen, worden doorgestuurd naar het bestaande ordersysteem. Bij afwijkingen kijkt eerst een medewerker mee.

Van document naar bedrijfsproces

Groothandel en distributie

Artikelomschrijvingen en verpakkingen verschillen per klant. De toepassing verbindt die bestelgegevens met de bestaande artikeladministratie. Zo kan de binnendienst een voorstel controleren in plaats van alle gegevens opnieuw samen te stellen.

Dezelfde aanpak voor andere documenten

Bij een KMO kan een vergelijkbare werkwijze helpen om aanvragen, leveringsbevestigingen of dossierstukken te verwerken: informatie herkennen, toetsen aan bestaande gegevens en klaarzetten voor de volgende stap. Dit zijn mogelijke uitbreidingen die per proces onderzocht worden.

  1. Bestelling ontvangen
  2. Gegevens uitlezen en controleren
  3. Bestelling verwerken

In de toepassing

  • Bestelgegevens uit pdf-bijlagen herkennen
  • Klanten, artikelen en aantallen koppelen
  • Afwijkingen beoordelen en correcties vastleggen

Correcties van medewerkers kunnen worden omgezet in herbruikbare regels. Zo wordt vastgelegd welke kennis bij volgende bestellingen wordt toegepast, met een historiek van de wijzigingen.

Bespreek een vergelijkbaar project

AI-toepassingen

AI-productieplanning

Van orderlijst naar een planning die machines en mensen optimaal inzet.

Voor een productiebedrijf dat producten uit rollen stanst, werken we aan een AI-planner. Op basis van orders, leverdata, machinecapaciteit en beschikbare medewerkers stelt die de meest efficiënte dagplanning voor, zodat orders sneller de deur uit gaan.

Nieuw project · ontwerpfase

  1. Orders en beschikbaarheid inlezen
  2. Optimale volgorde berekenen
  3. Planner controleert en bevestigt

De vraag

Elke order combineert materiaal, kleur, formaat en aantal. Machines verschillen in snelheid, medewerkers in tempo, en een rolwissel kost tijd. Wie plant, weegt dat elke dag af tegen leverdata en prioriteiten. Eén ongelukkige volgorde, en alle orders vertrekken pas aan het einde van de week.

Onze oplossing

De planner leest de orders uit het bestaande ordersysteem en kent de parameters van de werkvloer: welke machine welke producten aankan, wat een medewerker per uur haalt en hoelang een wissel duurt, met en zonder voorbereiding. Samen met een eenvoudige personeelsplanning per dagdeel berekent AI de volgorde die orders zo vroeg mogelijk volledig afrondt. De planner ziet het voorstel, schuift waar nodig en bevestigt.

Wat de planner meeneemt

Orders en prioriteiten

Product, materiaal, kleur, formaat en aantal per order, samen met de leverdatum en de prioriteit van de klant.

Machines en medewerkers

Per machine en per medewerker een realistische capaciteit met een veiligheidsmarge, en de tijd die een rolwissel kost wanneer de volgende rol al klaarligt of niet.

Beschikbaarheid per dagdeel

Een eenvoudige personeelsplanning: wie is aanwezig, wie heeft verlof of is ziek, wie staat aan welke machine of taak.

Spelregels die de planning slim maken

Grote series op de automaten

Hardlopers in grote aantallen gaan naar de automatische machines; de handmatige lijn richt zich op specials.

Orders afronden, niet alleen machines vullen

De planning streeft naar volledig afgewerkte orders die meteen kunnen vertrekken, in plaats van drie machines dezelfde variant te laten draaien terwijl klanten wachten. Zo komt de omzet sneller binnen.

De planner beslist

AI stelt voor, de planner keurt goed of past aan. Elke aanpassing blijft zichtbaar in de planning.

In de toepassing

  • Orders en parameters inlezen uit het bestaande ordersysteem
  • Capaciteit per machine en medewerker, met veiligheidsmarge
  • Personeelsplanning per dagdeel
  • Voorstel voor de optimale volgorde, met controle door de planner

Dit project zit in de ontwerpfase. De parameters van de werkvloer worden eerst gemeten en met een marge vastgelegd; daarna volgen het ontwerp van de planner en een offerte. Zo blijft de planning geloofwaardig voor de mensen die ermee werken.

Bespreek een vergelijkbaar project

Integraties

Aanvragen & administratie

Van online aanvraag naar gecontroleerde verwerking.

Bij een dienstverlenende organisatie verbinden we online aanvragen met de achterliggende administratie. De toepassing controleert gegevens, registreert de verwerking en ondersteunt de opvolging door de betrokken medewerkers en vestigingen.

Integraties en interne toepassing

Voorbeeldinterface met fictieve gegevens

De vraag

Een aanvraag komt digitaal binnen, maar moet daarna nog op de juiste plaats terechtkomen. Gegevens moeten worden gecontroleerd, een dossier moet worden aangemaakt en medewerkers moeten weten of de verwerking gelukt is. Verschillende systemen en vestigingen maken die overdracht complex.

Onze oplossing

Een geplande verwerking haalt nieuwe aanvragen via een API op en bewaart ze voor verdere opvolging. Gegevens worden voorbereid en gecontroleerd voordat de koppeling een klant in het administratiesysteem aanmaakt. Resultaten, waarschuwingen en fouten worden bijgehouden; meldingen ondersteunen de opvolging.

De verwerking achter het formulier

Van invoer naar bruikbare gegevens

De toepassing bereidt de binnengekomen gegevens voor en controleert onder meer adresinformatie. Een resultaatstatus maakt onderscheid tussen geslaagde verwerking, waarschuwingen en fouten.

Systemen verbinden met zicht op de uitkomst

De koppeling geeft gegevens door aan de administratie en bewaart de uitkomst. Volgende verwerkingsrondes gebruiken die status om te bepalen welke aanvragen nog verwerkt moeten worden.

Opvolging door de juiste mensen

De interne omgeving ondersteunt opvolging per vestiging, statussen en een contact- en wijzigingshistoriek. Meldingen naar betrokkenen sluiten aan op de administratieve verwerking.

Herkenbaar in andere organisaties

Eén proces over verschillende pakketten

Dezelfde vragen spelen bij klantintake, serviceaanvragen en dossieropvolging: welke informatie is nodig, wie is verantwoordelijk en wat gebeurt er als een koppeling niet slaagt? De oplossing verbindt die afspraken met de software.

  1. Aanvraag ontvangen
  2. Gegevens controleren en verwerken
  3. Status en opvolging terugkoppelen

In de toepassing

  • Online aanvragen ophalen via API’s
  • Gegevens voorbereiden en adresinformatie controleren
  • Administratieve verwerking en resultaatstatussen
  • Interne opvolging, historiek en meldingen

De beschreven toepassing gebruikt vaste regels en API-koppelingen. Een vergelijkbare aanpak kan worden afgestemd op de eigen intake, verantwoordelijkheden en administratieve systemen van uw onderneming.

Bespreek een vergelijkbaar project

Integraties

DUPLOC

Twee losse systemen, één automatische gegevensstroom.

We ontwikkelden een koppeling die gegevens synchroniseert tussen twee systemen zonder standaardintegratie, met controles op dubbele gegevens, verwerking en API-verbruik.

Koppeling ontwikkeld

DUPLOC

De vraag

Twee bestaande systemen moeten gegevens uitwisselen, maar kunnen dat niet rechtstreeks. Handmatig overzetten kost tijd, terwijl dubbele gegevens en ongecontroleerde groei extra kosten kunnen veroorzaken.

Onze oplossing

We ontwikkelden een koppeling die gegevens via API’s ophaalt, controleert en synchroniseert. Dubbele gegevens worden samengevoegd en het aantal API-aanroepen per synchronisatie is begrensd. Een onderbroken verwerking kan worden hervat.

Wat dit kan betekenen voor uw KMO

Van verkoop naar klantenbeheer

Dezelfde integratieaanpak kan aankoop- of klantgegevens uit een verkoopkanaal doorgeven aan klantenbeheer of marketingsoftware. Medewerkers hoeven de gegevens dan niet opnieuw in te voeren; controles bewaken welke records worden toegevoegd of bijgewerkt.

Groei met zicht op verwerking en kosten

Meer klanten en transacties betekenen ook meer gegevensverkeer. De aanpak bij DUPLOC - ontdubbelen, het aantal API-aanroepen begrenzen en onderbroken verwerking hervatten - is bruikbaar wanneer uw KMO bestaande pakketten wil verbinden met aandacht voor betrouwbaarheid en verbruik.

  1. Gegevens ophalen
  2. Controleren en ontdubbelen
  3. Synchroniseren

In de toepassing

  • Gegevens ophalen en synchroniseren via API’s
  • Dubbele gegevens en API-verbruik bewaken
  • Onderbroken verwerkingen veilig hervatten

Een koppeling op maat die bestaande systemen laat samenwerken, met aandacht voor betrouwbare verwerking en beheersbare kosten.

Bespreek een vergelijkbaar project

Platformen

OBTF

Een volledig platform voor beheer, processen en koppelingen.

OBTF brengt ledenadministratie, planning, betalingen, goedkeuringen en communicatie samen in één platform. We ontwikkelen de backend, beheeromgevingen, publieke website en koppelingen met externe systemen.

Volledig platform · doorontwikkeling

OBTF

De vraag

Een competitie brengt seizoenen, reeksen, teams, spelers, wedstrijdafspraken, uitslagen, betalingen en communicatie samen. Die processen moeten voor spelers en clubs eenvoudig blijven, terwijl beheerders betrouwbare gegevens, duidelijke controles en grip op uitzonderingen nodig hebben.

Onze oplossing

De backend vormt de kern: ze beheert gegevens, past bedrijfsregels toe, berekent standen en bewaakt de stappen in elk proces. Beveiligde beheeromgevingen geven verschillende gebruikers toegang tot hun taken. API’s verbinden de publieke website en externe diensten; achtergrondprocessen verzorgen verwerking en opvolging.

Achter de schermen

Centrale administratie en toegangsrechten

Gegevens worden centraal beheerd. Aparte beheeromgevingen en toegangsrechten bepalen wie leden, teams, wedstrijden en instellingen kan raadplegen of aanpassen.

Competitie en wedstrijden

Beheer van seizoenen, reeksen, bekers, kalenders, opstellingen en scores. Het systeem verwerkt uitslagen en berekent standen vanuit dezelfde gegevens.

Leden, teams en inschrijvingen

Beheerders volgen spelers, teams, locaties en inschrijvingen op. Betalingen en bevestigingen sluiten aan op die administratie.

Afspraken en goedkeuringen

Teams kunnen een wedstrijdwijziging voorstellen en afstemmen met hun tegenstander. De backend controleert conflicten en legt uitzonderingen voor aan het bestuur.

Automatische opvolging

Achtergrondtaken verzorgen herinneringen, meldingen en terugkerende controles. Een wijzigingshistoriek maakt zichtbaar wie iets heeft aangepast en wat er is verwerkt.

Externe koppelingen

De backend wisselt gegevens uit met diensten voor betalingen, e-mail en content. Ook partners krijgen via afgebakende API’s toegang tot de gegevens die ze nodig hebben.

Dezelfde vraagstukken in uw onderneming

Van ledenbeheer naar klanten- en dossierbeheer

OBTF brengt leden, teams, rechten en statussen samen in een centrale administratie. Diezelfde opbouw is bruikbaar voor een KMO waar verkoop, administratie en uitvoering met gedeelde klant- of dossiergegevens moeten werken.

Van wedstrijdafspraken naar planning en goedkeuringen

De backend controleert wijzigingsvoorstellen, conflicten en uitzonderingen. Een vergelijkbare aanpak kan een onderneming helpen bij werkplanning, verlofaanvragen of interne goedkeuringen: wie mag beslissen, welke regels gelden en wat volgt na akkoord?

Externe diensten als onderdeel van het proces

Betalingen, communicatie en partnergegevens zijn in OBTF gekoppeld aan de centrale verwerking. Voor een KMO kan zo’n backend bijvoorbeeld boekhouding en klantenbeheer verbinden met eigen werkafspraken, met opvolging van fouten en een historiek van wijzigingen.

  1. Gegevens en toegangsrechten
  2. Bedrijfsregels en goedkeuringen
  3. Verwerking, koppelingen en opvolging

In de toepassing

  • Publieke website en beveiligde beheeromgevingen
  • Competitie-, team-, leden- en wedstrijdbeheer
  • Automatische controles, meldingen en achtergrondverwerking
  • API’s voor frontends en externe partners

De toepassing is gebouwd voor een sportorganisatie. De volledige backend, beheeromgevingen en koppelingen tonen een aanpak die ook bruikbaar is voor bedrijfsadministratie, planning en goedkeuringsprocessen.

Bespreek een vergelijkbaar project

Praktijkvoorbeelden

Ook deze processen hebben we uitgewerkt.

Naast de uitgebreide cases bouwen we gerichte toepassingen voor gegevenscontrole, externe documenten, informatieoverzichten en meldingen. Dit zijn korte voorbeelden van die verwerking.

Adresbestanden controleren

Een toepassing leest adresbestanden in en controleert ze in batches via een externe validatiedienst. De uitvoer bewaart de oorspronkelijke en gevalideerde velden, samen met statussen en foutmeldingen.

Bruikbaar voor: klantbestanden voorbereiden voor een import, gegevensmigratie of verzending.

Externe dossierdocumenten verzamelen

Een koppeling haalt projectinformatie en bijbehorende documenten uit een extern loket. Een wachtrij regelt de downloads; bestanden worden per dossier opgeslagen en niet-afgeronde downloads opnieuw aangeboden.

Bruikbaar voor: bouw, vastgoed of technische dienstverlening waar medewerkers externe projectinformatie bijeenbrengen.

Informatiebronnen in één overzicht

Een lees-API en frontend bundelen opgeslagen berichten uit meerdere RSS-feeds. Per overzicht bepalen bronselectie, zichtbaarheid en datum welke berichten worden getoond.

Bruikbaar voor: een centraal overzicht van sectornieuws, leveranciersupdates of vakinformatie. Automatische verzameling en AI-samenvattingen zijn mogelijke uitbreidingen.

Gerichte meldingen op de achtergrond

Een backend selecteert ontvangers op basis van categorieën en verstuurt pushmeldingen in batches. Verzendingen worden geregistreerd en bepaalde fouten opnieuw aangeboden; e-mail heeft een eigen verwerkingsstroom.

Bruikbaar voor: service-updates, statusmeldingen en communicatie met medewerkers of klanten.

AI

AI waar het uw proces helpt.

Bestelgegevens herkennen, documenten vergelijken of informatie terugvinden: AI kan een stap in uw proces overnemen of voorbereiden. We bepalen eerst wat de taak vraagt en welke controles nodig zijn.

Ontdek AI in uw werkproces

Welk proces wilt u verbeteren?

Vertel ons waar informatie, tijd of overzicht verloren gaat. We bekijken samen welke eerste stap uw team vooruithelpt.

Bespreek uw werkproces